岗位名称：书院课外活动主管
机构名称：清华大学苏世民书院
招聘人数：1

岗位描述

该岗位负责苏世民学者社群课外活动的规划、协调与执行。岗位的汇报对象为书院活动管理主任，需要将深入调研成果转化为实际运营，并负责信息整合及方案制定，还负责将学生的兴趣、课外项目活动的优先级及相关建议整合，最终转化为设计精良、具有重要影响力的活动。

主要职责

1.课外活动项目的开发与活动执行
1）结合学生的实际兴趣以及相关意见（领导层、团队、学生及合作伙伴），调研、筛选并拟定与苏世民学者项目核心聚焦领域（领导力、中国研究、全球事务）相符的活动主题及嘉宾讲者人选。
2）从制定方案到最终执行，负责协调活动的后勤行政工作，确保各项工作按时间节点运作。活动形式包括但不限于学术讲座、专家报告、小组研讨、文化活动、会议论坛、晚宴座谈及校际交流联谊会等。
3）担任中外VIP、演讲嘉宾及代表团的对接人和联络窗口，以高度的跨文化专业素养对接所有沟通及筹备事宜。
4）担任部分活动的现场负责人，亲自接待演讲嘉宾及代表团，或协调书院（项目）领导层的参与，确保到访宾客的积极体验。
5）根据数据及书院社群的反馈意见，优化活动内容，助力课外活动项目的持续改进。
6）根据每学年的实际需要，支持苏世民书院大型活动的开展。

2.校内协调与合规管理
1）负责办理涉及外籍人士、政府官员、外交官、非政府组织代表或大型活动（100人以上）的内外部审批行政流程。
2）协调国际以及中国本土宾客的差旅、签证及住宿安排，在过程中关注文化习俗。

3.行政与沟通支持
1）整理并撰写每周社群活动邮件，维护包含所有课外活动项目的共享日历。
2）编制活动总结报告、媒体简报及财务文件，提交书院活动管理主任审阅。
3）处理发票事宜，跟踪活动预算支出情况，确保付款及时准确。

4.跨部门协作以及与学生之间的协作
1）在书院活动管理主任的指导下，为学生及活动委员会提供活动规划、推广及执行方面的专业建议与支持，确保活动与书院核心聚焦领域保持一致。
2）根据书院的安排，负责书院层面活动的行政支持工作。
3）与学生生活部、学术事务部、书院办公室，以及其他相关部门密切协作，确保活动的顺利统筹开展。

5.其他职责
1）根据活动的安排，需要在晚间及周末加班。
2）完成部门分配的其他工作任务。

岗位要求

1.大学本科或以上学历。
2.具备3年以上的跨文化活动管理或行政管理经验。
3.具备出色的组织协调及时间管理能力，具备多任务管理能力，且关注细节。
4.具备较高的文化敏感度、外交沟通技巧，能够与全球不同背景的人士（包括VIP）有效沟通。
5.具备流利的中英双语工作能力，能够在双语、跨文化的环境中高效开展工作。
6.熟练使用办公软件（微软、谷歌工作空间）及日程管理工具。
7.愿意并能够灵活安排工作时间，学年期间需经常在晚间及周末工作。
8.具备独立工作能力及团队协作精神，能够在团队导向的环境中高效开展工作。

具有以下资质可被优先考虑

1.具备5年及以上的高校/住宿制书院、国际组织或相关跨文化环境中的活动协调经验。
2.拥有国际关系、公共政策、中国研究、领导力发展或相关领域的学术背景或专业经验。
3.具备接待及对接国际高层贵宾、代表团或政要的直接经验。
4.具备涉及政府官员、高校教授及高层贵宾的活动审批及合规流程的经验。
5.有海外或多元文化环境下的生活或工作经历。

申请方式

请将中英文简历发送至hr@sc.tsinghua.edu.cn